Je kunt e-facturen nu automatisch inlezen en confronteren met ontvangsten of matchen met verplichtingen. Natuurlijk zijn er ook e-factuurregels die je niet op deze manier kunt confronteren of matchen, zoals transport- of administratiekosten. Ook deze regels kun je automatisch afhandelen, namelijk via "vrije tekst matching". Dit gaat je enorm veel handwerk schelen!
Voor het verwerken van e-facturen (=confronteren/matchen) is een nieuwe weergaveactie toegevoegd, namelijk Verwerken e-factuurregels in Financieel / Crediteur / E-factuur (vergeet niet deze actie te autoriseren). De bestaande actie Boeken inkoopfactuur is nog gewoon beschikbaar, maar de naam is gewijzigd in Boeken journaalpost.
Profit zal eerst proberen regels te confronteren. Voor regels waarbij dit niet van toepassing is, wordt geprobeerd deze te matchen. Je bepaalt zelf (in het inkooprelatieprofiel) of confronteren/matchen alleen toegestaan is als bedragen 1-op-1 kloppen, of dat er een bepaalde afwijking is toegestaan in de vorm van een percentage en/of maximumbedrag. In onderstaand voorbeeld zie een e-factuur die automatisch is gematcht en er zijn geen verschillen gevonden.
Voor regels die niet geconfronteerd of gematcht kunnen worden, kun je matchen op basis van tekst. In de onderstaande regel ontbraken grootboekrekening en btw-tarief, na het invullen hiervan kun je direct een nieuwe matchingregel aanmaken. Hierdoor wordt Profit een zelflerend systeem waarbij het matchen steeds sneller zal verlopen.
Tijdens het journaliseren worden de regels geconfronteerd en wordt de workflow Beoordelen inkoopfactuur gestart. De InSite-pagina Beoordelen inkoopfacturen is opnieuw ingedeeld en er zijn ook andere optimalisaties, zie hieronder. De pagina bevat diverse parts m.b.t. het matchen van e-facturen, waardoor je ook tijdens het beoordelen kunt zien hoe het matchen is ingezet.
Vanaf Profit 11 heb je de nieuwe actie Verwerken e-factuurregels, dit is actie 1 in de weergave (je ziet deze actie natuurlijk pas als je deze geautoriseerd hebt). De andere acties schuiven hierdoor één plaats op.
Bij het beoordelen van een inkoopfactuur via InSite gebruik je de pagina Beoordelen Inkoopfactuur. De part Algemeen op deze pagina bevatte veel informatie, daarom is deze part opgesplitst in verschillende parts. Daarnaast is de indeling van de pagina geoptimaliseerd, onder andere om het beoordelen van e-facturen makkelijker te maken.
Als je de AFAS-versie van deze pagina gebruikt, dan beschik je direct over de nieuwe indeling. Wel zijn er nieuwe parts (die voorheen deel uitmaakten van de part Algemeen) die je apart moet autoriseren in Algemeen / In- en OutSite / Inrichting / Functionaliteiten.
Als je deze pagina hebt aangepast, dan kun je de AFAS-versie terugzetten of je eigen pagina aanpassen in Sitebeheer. Zet de relevante parts op de pagina en autoriseer deze.
Je kunt nu de verbijzondering (kostenplaats- of drager) van een inkoopfactuur nu wijzigen tijdens het beoordelen van de inkoopfactuur via de workflow. Het grote voordeel: als de verkeerde verbijzondering is gekozen, hoeft de workflow niet terug om dit aan te passen. In tegendeel: de beoordelaar past de verbijzondering aan en de flow kan door.
Je kunt de verbijzonderingen wijzigen nadat je de flow geopend hebt, in het overzicht Financiële mutaties. Vink de te wijzigen regels aan en klik op de actie Aanpassen verbijzonderingscode. Uiteraard wordt gecontroleerd of de wijziging toegestaan is, voordat deze wordt doorgevoerd.
Let op:
Autoriseer de medewerkers van de Afdeling Crediteurenadministratie voor het uitvoeren van deze actie.
Als een beoordelaar constateert dat een verkeerde verbijzondering is toegekend, zet hij de workflow terug naar de Crediteurenadministratie. Het is de verantwoordelijkheid van de Crediteurenadministratie om de verbijzondering te wijzigen en de flow opnieuw door te zetten.
Er zijn vele manieren om medewerkers verantwoordelijk te maken voor het beoordelen van inkoopfacturen. Iemand kan beoordelaar zijn als budgethouder, projectleider, op basis van het procuratieschema, op basis van een verplichting, of iemand kan handmatig verantwoordelijk worden gemaakt. Voor optimaal inzicht in al "jouw" inkoopfacturen is de weergave Mijn inkoopfacturen toegevoegd in InSite. Je ziet inkoopfacturen die in de workflow zitten en waarvoor jij een rol hebt als beoordelaar (het maakt niet uit of je deze rol nu hebt, of in een vorige of volgende stap van de workflow). Dit is een dynamische weergave: als bijvoorbeeld de inrichting wijzigt en je wordt budgethouder van een bepaalde grootboekrekening, dan word je misschien ook automatisch beoordelaar van bepaalde workflows en deze worden dan ook in de weergave getoond.
Neem deze pagina's op in InSite en vergeet niet deze te autoriseren (bijvoorbeeld door deze aan de juiste functionaliteit te koppelen).
Als je bijvoorbeeld een foutieve btw-aangifte hebt, dan kun je deze verwijderen met de nieuwe actie Verwijder laatste aangifte. Met de actie verwijder je de laatst aangemaakte btw-aangiften (alle btw-aangiften die op deze datum zijn aangemaakt).
In Profit SE moet je deze functie autoriseren. In Small Business is dit niet nodig (Small Business kent immers geen actie-autorisatie).
Het nieuwe dashboard Liquiditeit is hét dashboard om je liquiditeit op korte termijn te beoordelen. Hierdoor kun je snel zien of je aan je financiële verplichtingen kunt voldoen en of er ruimte is voor extra bestedingen.
Het dashboard toont de stand van zaken voor de komende zes weken. Zoals je hieronder ziet is het overzicht per week uitgesplitst. De bedragen zijn cumulatief: de saldi van eerste week zijn het startpunt voor de tweede week, de tweede week is het startpunt voor de derde week, etc. Er wordt onder andere gekeken naar de debiteur- en crediteurstanden, bankrekeningsaldi, nog te ontvangen facturen, lopende abonnementen, termijnen, pakbonnen. Je ziet in het dashboard welke posten zijn meegenomen in de berekening.
We kunnen natuurlijk alleen dingen meenemen die (correct) in Profit zijn vastgelegd, houdt hier rekening mee als je het dashboard raadpleegt. Wel kun je nog verwachte inkomsten en uitgaven in het dashboard invullen, waardoor je ook bedragen die nog niet in Profit staan, kunt meenemen.
Je kunt per bankrekening aangeven hoeveel je rood mag staan in het veld Rekening courant krediet. Als je rood mag staan heeft dit immers ook effect op je liquiditeit.