Nouveau dans Profit 8

RH & Paie

Gestion des effectifs dans InSite

Avec la Gestion des effectifs, vous enregistrez les postes d’effectif et les budgets d’effectif. Cette fonctionnalité existait déjà dans Profit, mais elle est désormais également disponible dans InSite. InSite offre les mêmes possibilités que Profit, avec l’avantage que vous pouvez maintenant consulter, créer et modifier les données d’effectif via le workflow.

Vous lancez la Gestion des effectifs depuis la page portail Gestion des effectifs. À partir de là, vous choisissez un profil pour créer ou adapter un poste d’effectif ou un budget d’effectif.

    Faire correspondre les offres d'emploi avec les candidats et les collaborateurs

    Trouvez plus rapidement des candidats adaptés à vos offres d’emploi. Avec la mise en correspondance des offres, vous comparez automatiquement les offres ouvertes avec les candidats et les collaborateurs. L’IA analyse les pièces jointes de la candidature et constitue à partir de celles-ci un profil de candidat pour la mise en correspondance.

    Vous voyez ensuite immédiatement un score de correspondance basé sur des caractéristiques telles que le niveau de formation, le niveau de fonction, les formations, les enregistrements et les compétences. Vous soutenez ainsi les recruteurs dans la première sélection et stimulez la mobilité interne, tout en laissant toujours au recruteur l’évaluation finale.

    Intégration dans l'app Pocket

    Avec cette nouvelle fonctionnalité, les candidats fournissent leurs données complémentaires via l’app AFAS Pocket, dans un mode candidat séparé. L’onboarding devient ainsi plus accessible, car les candidats transmettent leurs informations facilement depuis leur téléphone plutôt que via OutSite. Par profil d’onboarding, vous déterminez si le candidat obtient, en plus de l’accès au portail, également l’accès à Pocket. Le candidat reçoit pour cela une invitation séparée pour se connecter.

    La nouvelle fonctionnalité de Pocket dépend d’une version de Pocket qui doit encore être publiée. Nous vous tiendrons informé.

    Optimisations Recrutement & Sélection

    Bonne nouvelle pour tous ceux qui travaillent avec Recrutement & Sélection! Nous avons apporté plusieurs optimisations qui rendent votre processus plus rapide et plus simple.

    Depuis le workflow Candidature (-44), vous pouvez désormais naviguer directement vers la fiche de base du candidat et vers l’offre d’emploi grâce à des boutons d’action.

    Dans le plan de tâches Données complémentaires candidat, vous pouvez maintenant ajouter une tâche de plan de tâches sans page de suivi. Vous pouvez ainsi intégrer plus facilement des tâches individuelles dans le processus d’onboarding.

    InSite standard: fiches de base

    Avec les fiches de base standard dans InSite, vous optez facilement pour une mise en page standard ne nécessitant aucun entretien. Les informations importantes, les actions et les vues sont présentées de manière claire au même endroit. La fiche de base est mise à jour automatiquement et offre en même temps de l’espace pour vos propres extensions via l’éditeur Profit.

    Comparaisions et notifications

    Dans Profit 7, nous avons introduit les Comparaisons. Grâce aux Comparaisons, vous voyez rapidement les différences entre deux ensembles de données. Vous pouvez afficher côte à côte les données actuelles et les nouvelles, ou ne montrer que les écarts. Vous évaluez ainsi plus efficacement si la modification peut être approuvée. Dans Profit 8, nous avons étendu cette fonctionnalité à plusieurs pages standard de dossier au sein de HRM.

    Dans Profit 7, nous avons également livré la nouvelle notification pour un certain nombre de pages standard de dossier. Avec Profit 8, toutes les notifications ont été converties vers le nouveau format.

      KPI dans InSite

      De nouveaux KPI sont disponibles dans InSite pour l’absentéisme, les congés (parentaux) et les notes de frais. Les collaborateurs et les managers disposent ainsi immédiatement des informations essentielles, exactement au moment où ils en ont besoin.

      Les KPI offrent une vue rapide sur les chiffres actuels, les actions en attente et les tendances pertinentes. Vous pouvez désormais aussi autoriser les KPI: les utilisateurs ne voient que les données dont ils ont besoin, et rien de plus.

      Attention: les nouveaux KPI sont uniquement disponibles sur les fiches de base standard.

      Démarrer le workflow directement en mode modification

      Via un paramètre dans l’éditeur de workflow, vous pouvez désormais définir qu’un utilisateur arrive directement sur la page de modification. L’utilisateur n’a donc plus besoin de cliquer lui-même sur Modifier: cela se fait automatiquement. C’est par exemple pratique lorsqu’un workflow a été refusé et doit ensuite être corrigé.

      Cette possibilité existait déjà pour tous les types d’éléments de dossier propres ainsi que pour quelques workflows fournis par AFAS. Dans Profit 8, nous l’avons étendue aux workflows suivants:

      • Changement de fonction (Profit)
      • Mutation / transfert (Profit)
      • Modification membre de la famille (Profit)
      • Déclaration collaborateur (Profit)
      • Déclaration groupée collaborateur (Profit)
      • Mutation / transfert non autorisé (Profit)
      • Onboarding (Profit)

      Déduire les kilomètres domicile-travail de l'indemnité kilométrique

      Un souhait fréquent était de pouvoir soustraire les kilomètres domicile-travail du nombre de kilomètres professionnels à déclarer. C’est désormais possible. Vous évitez ainsi des indemnités doubles involontaires et respectez plus facilement les règles fiscales.

      Les kilomètres domicile-travail sont toujours renseignés automatiquement: soit via les lieux de travail, soit via la configuration de paie, selon votre paramétrage.
      Les nouveaux champs sont disponibles dans InSite, Pocket et OutSite.

      Bloquer des périodes dans le tableau des périodes de congé

      Vous pouvez désormais bloquer des périodes de congé dans le tableau des périodes de congé. Les périodes clôturées ne sont alors plus prises en compte dans le calcul des droits à congé. Vous évitez ainsi que des soldes historiques soient modifiés a posteriori par de nouvelles mutations.

      Sur les soldes de congé associés, vous voyez immédiatement qu’ils sont bloqués.

      Transparence salariale

      La directive européenne sur la transparence salariale oblige les employeurs à rendre visible l’égalité de rémunération pour un travail de valeur égale. Pour cela, vous regroupez les fonctions équivalentes dans des catégories de fonctions.

      Vous vous préparez à la transparence salariale à l’aide des grilles de fonctions et des catégories de fonctions dans Profit. Pour chaque employeur, vous enregistrez la grille de fonctions applicable et vous liez les fonctions à la catégorie adéquate.

      Reconnaître le ticket d'une note de frais l'IA dans InSite

      La déclaration avec IA était déjà possible dans l’app Pocket et est désormais aussi disponible dans InSite. Chargez un ou plusieurs tickets en pièce jointe de votre note de frais et l’IA renseigne automatiquement la date, la description et le montant pour vous. En cas de plusieurs pièces jointes, les montants sont immédiatement additionnés dans le montant total. Cette fonctionnalité fait partie des fonctionnalités d’IA d’AFAS (Jonas).

      Plus de belles fonctionnalités

      • Onboarding – adresse e-mail professionnelle
        Vous pouvez désormais, lors de l’onboarding, créer un utilisateur sur base de l’adresse e-mail privée, tout en laissant l’adresse e-mail professionnelle vide. Après l’onboarding, l’adresse professionnelle peut être complétée, par exemple via un système externe. Dès que la date d’entrée en service est atteinte (et enregistrée dans le profil d’onboarding), les données du collaborateur sont automatiquement mises à jour et l’utilisateur peut se connecter avec son adresse e-mail professionnelle.
         
      • Vue d’ensemble des documents personnels
        Avec la nouvelle page de vue d’ensemble Documents personnels, vous affichez dans InSite tous les documents personnels des collaborateurs pour lesquels vous avez des droits. Vous disposez ainsi d’un point de vue centralisé.
         
      • Évaluer un contrat secondaire non autorisé
        Pour la création d’un contrat secondaire, il existe deux workflows: Créer contrat secondaire et Créer contrat secondaire non autorisé. Auparavant, les deux workflows utilisaient la même page d’évaluation avec une autorisation par filtre sur le collaborateur. Le futur manager pouvait alors recevoir un message indiquant qu’il n’était pas autorisé.
        Il existe maintenant une page d’évaluation séparée pour Contrat secondaire non autorisé. Cette page n’utilise pas le filtre d’autorisation sur le collaborateur (comme pour le workflow autorisé), mais vérifie si l’utilisateur est bien le destinataire de la tâche de workflow. Le futur manager peut ainsi évaluer le workflow, même s’il n’a pas encore de droits sur le collaborateur.
         
      • Charte graphique par employeur
        Vous pouvez sélectionner une charte graphique par employeur. Dans cette charte, vous pouvez définir un logo spécifique pour les rapports de la nouvelle RapportGenerator. Vous pouvez ainsi utiliser un logo distinct par employeur, par exemple pour les fiches de paie.
         
      • Reprise des données d’instance lors de l’onboarding
        À partir de Profit 8, lors d’un nouveau contrat, Profit reprend automatiquement non seulement les données standard du collaborateur, mais aussi les données d’instance déjà enregistrées. Vous n’avez donc plus à ressaisir ces données d’instance et pouvez encore les adapter avant la création de l’élément de dossier. Conditions:
        • La fonctionnalité Belgique est activée
        • Il existe un lien avec un secrétariat social (Acerta, Group S, SD Worx ou Partena)
        • Le nouveau contrat est lié au même secrétariat social que le précédent
           
      • Group S – Jours de télétravail (sera livré au cours de Profit 8)
        Profit peut transmettre les jours de télétravail des collaborateurs à Group S, afin que Group S les prenne en compte dans le calcul des salaires. Profit envoie les jours de télétravail dans le fichier PTG sous forme de lignes 022, en plus des lignes existantes de congé et d’absence.

        Par jour de télétravail, Profit crée une ligne 022 avec le code télétravail issu de la condition de travail du collaborateur. La ligne indique uniquement qu’il s’agit d’un jour de télétravail ; aucune heure n’est transmise. Le congé et l’absence ont priorité sur le télétravail. Les jours sans heures de planning (week-ends ou autres jours non planifiés) ne sont pas envoyés comme jours de télétravail.

        Pour cela, vous paramétrez notamment la date d’intégration sur l’instance, le code télétravail sur la condition de travail et le schéma de télétravail du collaborateur.
         
      • Partena – Déclaration Dimona
        Partena a ajouté des champs DIMONA au type d’enregistrement 4, ce qui lui permet de faire automatiquement les déclarations DIMONA lors de la lecture des collaborateurs via le fichier ERP. Profit a adapté le fichier ERP en conséquence: Le champ Dimona (positions 56 à 67) est rempli avec $ (signe dollar) ISAUTODIMONAENABLED (position 95) est rempli avec la valeur 1
         
      • Partena – UpdateConnector KnDayContract (contrats journaliers)
        Les champs suivants ont été ajoutés à l’UpdateConnector des contrats journaliers (KnDayContract) :
        • MaTl : aide informelle 65+ à charge (niveau Collaborateur / Instance)
        • PaGm : collaborateur pensionné (niveau Collaborateur / Fonction)